Hoe CROP 80% van hun repetitieve werk automatiseerde met een Digitale Collega
Voor accountancy- en advieskantoor CROP, met meer dan 300 specialisten, zijn de controlewerkzaamheden rond de aangiften inkomstenbelasting ieder jaar opnieuw een grote uitdaging. Medewerkers vragen handmatig documenten en informatie op, controleren handmatig duizenden documenten en beantwoorden talloze klantvragen. Een tijdrovend proces voor zowel CROP als hun klanten, met veel rework, telefoontjes en herinneringen per mail.
CROP wist dat dit slimmer kon en klopte bij ons aan voor een oplossing. Deze ontstond in de vorm van een Digitale Collega genaamd Tess. Het resultaat? 80% van hun repetitieve werk is geautomatiseerd, waardoor medewerkers zich steeds meer kunnen richten op persoonlijk contact met klanten. Dit zorgt ervoor dat de werkdruk tijdens piekperiodes flink wordt verlaagd.
De Digitale Collega koppelt met systemen van CROP
Tess is geen gewone tool, maar een slimme digitale collega die het de voorbereiding van het verzorgen van een aangifte inkomstenbelasting overneemt. Ze begeleidt de klanten van CROP stap voor stap, weet precies welke vragen en documenten nodig zijn vanuit de Belastingdienst en houdt automatisch alle klantgegevens bij in de systemen van CROP. Daarbij kunnen klanten het invullen altijd stoppen en op een later moment eenvoudig weer verdergaan.
Gekoppeld aan AFAS en M-Files registreert Tess alle gegevens automatisch. De tool verwerkt uploads, communiceert via mail, sms of API-calls en houdt alles traceerbaar en audit-proof. CROP-medewerkers kunnen zich concentreren op uitzonderingen en complexere vragen, terwijl Tess op haar beurt alle routinetaken afvangt.
80% van handmatig werk geautomatiseerd in een jaar
Wat blijkt? Tess is de ideale medewerker. Ze stelt CROP in staat 80% van de uren te besparen, die voorheen handmatig werden besteed. Van de klanten die de voorbereiding op de aangifte nu doorlopen, rondt bijna 90% het proces volledig af. Met een effort score van 1,8 (lees: makkelijk) betekent dit dat het doorlopen van dit jaarlijks terugkerende proces een eitje is geworden.
Daarnaast is Tess eenvoudig uit te breiden. Het fundament dat nu dit proces automatiseert, kan zonder of met beperkte aanpassingen worden toegepast op andere terugkerende trajecten, zoals beoordelen van voorlopige aanslagen of het verzamelen van gegevens voor de 30% regeling. Deze investering levert dus structureel rendement op voor meerdere processen binnen CROP.
Ook een Digitale Collega in jouw kantoor?
Herhalende taken zoals gegevens verzamelen, documenten controleren en klantvragen beantwoorden kosten te veel tijd en zijn foutgevoelig. Een Digitale Collega automatiseert deze werkzaamheden eenvoudig en voert ze consistent en foutloos uit. Zo verlopen processen traceerbaar en compliant en weet je zeker dat alle gegevens correct worden gedocumenteerd voor interne controles en externe aanleveringen.
Bij Dialog Group helpen we organisaties om klantcommunicatie en digitale interactie naar een hoger niveau te tillen. Met onze expertise, technologie en services zorgen we ervoor dat Digitale Collega’s snel en soepel worden ingezet, zodat processen efficiënter, betrouwbaarder en klantvriendelijker verlopen. Neem contact met ons op en ontdek hoe jouw organisatie kan profiteren van een Digitale Collega.
Neem contact met ons op
Wij helpen jouw organisatie op weg naar de beste klantcommunicatie en digitale klantinteractie, met de grootste tijdswinst en kostenbesparing. Wij zorgen dat alles digitaal toegankelijk voor je klanten is. Laat je gegevens achter en we nemen contact met je op.
Tip: met extra informatie kunnen wij je gerichter helpen.
